Rôles des parties
Pour les données d’appels et de prospects importées ou capturées par une organisation, le client agit comme responsable de traitement et CloseLynx comme sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. CloseLynx reste responsable des traitements nécessaires à la gestion de ses propres comptes, sécurité et obligations.
Objet et durée
Le traitement couvre la capture audio déclenchée par l’utilisateur, la transcription, l’analyse des propos explicites, les suggestions, résumés, scores, relances, stockage, export, support et suppression. Il dure pendant la fourniture du service puis selon les délais de rétention et obligations applicables.
Instructions documentées
Les fonctionnalités activées, les appels lancés, les membres autorisés et les réglages de rétention constituent les instructions documentées du client. CloseLynx informe le client lorsqu’une instruction paraît contraire à la réglementation, sauf interdiction légale de l’en informer.
Confidentialité et accès
Les personnes et services autorisés n’accèdent aux données que pour les besoins du produit, du support, de la sécurité ou de la maintenance. Les accès sont limités, journalisés et soumis à des obligations de confidentialité adaptées.
Sous-traitants ultérieurs
CloseLynx peut recourir à des prestataires d’hébergement, stockage, transcription, génération, e-mail et supervision présentant des garanties adaptées. Les changements significatifs sont communiqués selon les modalités contractuelles afin de permettre au client d’exercer ses droits.
Mesures techniques et organisationnelles
Les mesures comprennent le chiffrement en transit, le stockage privé, la séparation logique par organisation, les contrôles de rôles, la minimisation, les jetons à durée courte, les journaux d’audit, les limites de débit, les sauvegardes, les tests de restauration, la supervision et des procédures de suppression.
Incidents
CloseLynx analyse les incidents affectant les données et communique au client les informations utiles lorsqu’une violation est susceptible de concerner ses traitements, afin de l’aider à respecter ses propres obligations de notification.
Droits et assistance
Le produit fournit des fonctions d’export et de suppression. CloseLynx apporte une assistance raisonnable pour les demandes d’accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition et pour les analyses d’impact liées à l’utilisation du service.
Restitution et suppression
Les données peuvent être exportées avant suppression. La suppression de compte ou d’organisation nettoie les objets, traitements et données associés après vérification des droits et de l’absence d’opération active. Les sauvegardes suivent leur cycle sécurisé d’expiration.
Localisation et transferts
L’architecture privilégie un hébergement européen. Lorsqu’un prestataire implique un transfert hors de l’Espace économique européen, des garanties reconnues telles que les clauses contractuelles types et des mesures complémentaires appropriées sont utilisées.