Funciones de las partes
Para los datos de llamadas y de clientes potenciales importados o capturados por una organización, el cliente actúa como responsable del tratamiento y CloseLynx como encargado en el sentido del artículo 28 del RGPD. CloseLynx sigue siendo responsable de los tratamientos necesarios para gestionar sus propias cuentas, su seguridad y sus obligaciones.
Objeto y duración
El tratamiento abarca la captura de audio iniciada por el usuario, la transcripción, el análisis de las declaraciones explícitas, las sugerencias, resúmenes, puntuaciones, seguimientos, almacenamiento, exportación, soporte y eliminación. Dura mientras se presta el servicio y después según los plazos de retención y las obligaciones aplicables.
Instrucciones documentadas
Las funciones activadas, las llamadas iniciadas, los miembros autorizados y los ajustes de retención constituyen las instrucciones documentadas del cliente. CloseLynx informa al cliente cuando una instrucción parece contraria a la normativa, salvo prohibición legal de hacerlo.
Confidencialidad y acceso
Las personas y servicios autorizados solo acceden a los datos para las necesidades del producto, el soporte, la seguridad o el mantenimiento. Los accesos están limitados, registrados y sujetos a obligaciones de confidencialidad adecuadas.
Subencargados
CloseLynx puede recurrir a proveedores de alojamiento, almacenamiento, transcripción, generación, correo electrónico y supervisión que ofrezcan garantías adecuadas. Los cambios significativos se comunican según las condiciones contractuales para que el cliente pueda ejercer sus derechos.
Medidas técnicas y organizativas
Las medidas incluyen cifrado en tránsito, almacenamiento privado, separación lógica por organización, controles de roles, minimización, tokens de corta duración, registros de auditoría, límites de frecuencia, copias de seguridad, pruebas de restauración, supervisión y procedimientos de eliminación.
Incidentes
CloseLynx analiza los incidentes que afectan a los datos y comunica al cliente la información útil cuando una violación puede afectar a sus tratamientos, para ayudarle a cumplir sus propias obligaciones de notificación.
Derechos y asistencia
El producto ofrece funciones de exportación y eliminación. CloseLynx presta una asistencia razonable para las solicitudes de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición, así como para las evaluaciones de impacto relacionadas con el uso del servicio.
Devolución y eliminación
Los datos pueden exportarse antes de su eliminación. La eliminación de una cuenta o de una organización borra los objetos, tratamientos y datos asociados tras verificar los derechos y la ausencia de operaciones activas. Las copias de seguridad siguen su ciclo seguro de caducidad.
Ubicación y transferencias
La arquitectura prioriza un alojamiento europeo. Cuando un proveedor implica una transferencia fuera del Espacio Económico Europeo, se utilizan garantías reconocidas como las cláusulas contractuales tipo y medidas complementarias adecuadas.